# Plantilla de pliego (RFP) para etiquetas electrónicas

> Estructura de un pliego para comprar etiquetas electrónicas: requisitos, radio, integración, datos, SLA, baterías, precio y referencias.

Source: https://etiquetaselectronicas.io/es/herramientas/plantilla-rfp-esl/
Publicado: 2026-11-09 | Actualizado: 2026-11-09

Un pliego (RFP, de *request for proposal*) para etiquetas electrónicas es el documento que entregas a todos los proveedores para que respondan a las mismas preguntas, con el mismo formato y sobre el mismo alcance. Esta plantilla lo organiza en ocho apartados: requisitos, radio, integración, datos, nivel de servicio, baterías y fin de vida, desglose de precio y referencias.

Úsala antes de pedir ofertas. Si ya las tienes, sirve igualmente para detectar qué falta en cada una. Todo lo que aparece abajo puedes copiarlo a tu propio documento; la plantilla no incluye requisitos de ningún fabricante, y esta web, que publica Keonex (empresa que vende e implanta etiquetas electrónicas), no la ha diseñado para que encaje con su producto.

## Cómo usar esta plantilla sin que se vuelva un trámite

Un pliego sirve si cambia lo que te contestan. Tres ideas antes de rellenarlo.

**Escribe tu situación, no tu solución.** "Necesitamos etiquetas de 2,9 pulgadas" es una solución. "Tenemos 40 000 referencias, cámaras de frío a −20 °C y un TPV que no expone una API" es una situación, y deja que el proveedor demuestre que sabe resolverla. Si lo primero te parece más cómodo, es que aún no has hecho el [estudio de necesidades de la guía de implantación](https://etiquetaselectronicas.io/es/implantacion/).

**Pregunta lo que puede comprobarse.** Frases como "robusto" o "escalable" no se pueden puntuar. "Indica el número máximo de etiquetas por pasarela según la hoja técnica y adjunta el documento" sí.

**Pide el mismo formato.** Cada apartado de abajo termina con una instrucción de respuesta: una tabla, un sí/no con anexo, una cifra con unidad. Si dejas la respuesta en texto libre, comparar será un trabajo de arqueología.

Los números que entren en el apartado de precio deberían salir de tu propio cálculo previo; si no lo tienes, empieza por la [calculadora de coste total](https://etiquetaselectronicas.io/es/herramientas/calculadora-tco-esl/). Y el resto de herramientas de la sección están en el [índice de herramientas](https://etiquetaselectronicas.io/es/herramientas/).

## Estructura general del documento

Antes de los ocho apartados técnicos, el pliego necesita una portada operativa. Es breve:

| Bloque | Qué contiene |
|---|---|
| Objeto | Una frase: qué quieres comprar y para qué tiendas |
| Contexto | Número de tiendas, superficie, formato, referencias, tipos de lineal (seco, frío, congelado, expositores) |
| Calendario | Fecha límite de preguntas, de ofertas, de visita a tienda, de decisión y de inicio deseado |
| Reglas | Idioma, formato de respuesta, validez de la oferta, confidencialidad, quién es el interlocutor único |
| Evaluación | Criterios y pesos (ver el último apartado) |

Una regla práctica: abre una ronda de preguntas con respuestas compartidas. Si un proveedor pregunta algo y solo él recibe la respuesta, tendrás ofertas sobre pliegos distintos.

## 1. Requisitos de la solución

Aquí fijas qué tiene que hacer el sistema, no cómo. Divídelo en lo que es imprescindible y lo que es deseable; mezclarlos hace que todos cumplan "casi todo".

Datos que debes aportar tú: número de etiquetas estimado por tienda y por tipo de lineal, mezcla de tamaños si ya la conoces, condiciones ambientales (temperatura mínima en frío, humedad, luz directa), si hay productos de peso variable o con precio por unidad de medida, y los idiomas y alfabetos que deben verse en pantalla.

Lo que pides al proveedor:

| Requisito | Pregunta tipo | Formato de respuesta |
|---|---|---|
| Pantalla | Tamaños y colores disponibles, resolución, ángulo de visión, tiempo de refresco completo | Tabla por modelo con enlace a la hoja técnica |
| Entorno | Rango de temperatura de operación por modelo, protección contra humedad y condensación | Valores con unidad y fuente |
| Contenido | Textos largos, códigos de barras o QR, símbolos de unidad de medida, precio tachado | Sí/no por elemento, con captura de plantilla |
| Plataforma | Gestión de plantillas, usuarios y permisos, registro de cambios | Sí/no con descripción breve |
| Casos de precio | Precio por peso, packs, doble precio, ofertas con vigencia | Sí/no con ejemplo |

Los rangos reales de tamaños, colores y tipos de pantalla están descritos en la [página de tecnología](https://etiquetaselectronicas.io/es/tecnologia/); sirven para detectar respuestas fuera de lo habitual. Y si tu objetivo incluye mostrar el precio anterior en rebajas, añade un requisito expreso: la plataforma debe conservar el histórico necesario para acreditarlo, según la Directiva (UE) 2019/2161 que recoge [EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2019/2161/oj).

## 2. Radio y cobertura

Es el apartado donde un pliego flojo cuesta más, porque la radio es la parte menos visible y más difícil de corregir con la obra hecha. La [descripción general del sector](https://en.wikipedia.org/wiki/Electronic_shelf_label) lo resume como un equilibrio entre alcance, velocidad, duración de batería y fiabilidad; tu pliego debe obligar a que cada oferta diga dónde se coloca.

Qué pedir:

- **Tecnología y banda.** Protocolo de radio, banda de frecuencia y si es estándar o propietario. La existencia de un perfil de etiquetas electrónicas en Bluetooth, publicado por el [Bluetooth SIG](https://www.bluetooth.com/?p=154285), no implica que el equipo de un fabricante hable con el de otro: pídelo por escrito.
- **Estudio de cobertura.** Quién lo hace, con qué metodología (visita presencial, planos, mediciones) y qué entrega: mapa de pasarelas, margen de seguridad y zonas críticas.
- **Número y ubicación de pasarelas.** Cantidad propuesta por tienda, alimentación (PoE o corriente), cableado necesario y quién lo instala.
- **Capacidad.** Etiquetas máximas por pasarela y tiempo de actualización de un cambio masivo, con el supuesto de partida (por ejemplo, cuántas etiquetas se cambian a la vez).
- **Coexistencia.** Cómo se comporta con wifi, Bluetooth de otros equipos y la maquinaria de frío o los expositores metálicos de tu tienda.
- **Garantía de cobertura.** Compromiso por escrito de que, si tras la instalación hay etiquetas fuera de cobertura, el proveedor añade pasarelas sin coste adicional.

| Pregunta | Respuesta esperada |
|---|---|
| ¿Quién asume pasarelas adicionales si el estudio falla? | Sí/no, con límite si lo hay |
| ¿El estudio se hace antes de la oferta definitiva? | Sí/no, y fecha |
| ¿Se puede ver el estado de cada pasarela desde la plataforma? | Sí/no, con captura |

Si el proveedor no quiere comprometerse con la cobertura antes de ver la tienda, es una respuesta razonable; lo que no lo es es dar un precio cerrado sin esa visita. El [proyecto piloto](https://etiquetaselectronicas.io/es/implantacion/proyecto-piloto/) existe, en parte, para confirmar con tu tienda lo que el estudio predijo.

## 3. Integración con tus sistemas

La etiqueta muestra lo que el sistema le envía; el problema real está en cómo llega ese dato desde tu ERP o tu TPV. Este apartado se rellena con ayuda de tu equipo de sistemas, no de compras.

Describe tu entorno antes de preguntar: ERP, TPV y versiones, dónde vive hoy el precio maestro, cada cuánto cambia, si hay precios por tienda o por zona, y si el sistema expone API, ficheros, base de datos o nada de eso.

Qué pedir:

| Tema | Pregunta tipo |
|---|---|
| Método de entrada | ¿Cómo recibe los precios: API, fichero, conexión a base de datos, conector propio? ¿Cuál proponen para tu sistema? |
| Quién desarrolla | ¿Quién construye y mantiene la integración y con qué coste, recurrente o único? |
| Sentido | ¿Es unidireccional o hay confirmación de lo mostrado? ¿Puede devolver al ERP el estado de cada etiqueta? |
| Latencia | Tiempo desde que el cambio está aprobado hasta que se ve en la etiqueta, con el supuesto de medición |
| Asociación | ¿Cómo se vincula etiqueta y producto? Escáner, código, lote. ¿Qué hace con referencias sin código limpio? |
| Fallos | ¿Qué ocurre si cae la conexión con el ERP o con la pasarela? ¿Se muestra el último precio válido? |
| Entornos | ¿Hay entorno de pruebas separado del de producción? |

Pide referencias de integración con tu mismo sistema, no con "sistemas similares". Y pregunta qué ocurre cuando tu ERP se actualice: si cada cambio de versión implica un proyecto de pago, es un coste que debe aparecer en la oferta. El criterio que debe guiar a tu equipo es la coherencia entre lineal y caja, tratada en [precio en caja distinto del lineal](https://etiquetaselectronicas.io/es/normativa/precio-caja-distinto-lineal/).

## 4. Propiedad y portabilidad de los datos

Es el apartado que se suele dejar para el final de la negociación y es el que más pesa cuando quieres cambiar de proveedor. La plataforma de etiquetas acumula tu catálogo, tus plantillas, las asociaciones etiqueta-producto y el histórico de cambios. Quién es dueño de eso y cómo sales con ello debe estar escrito.

Qué pedir:

- **Titularidad.** El pliego debe afirmar que los datos son tuyos y que el proveedor solo los trata para prestar el servicio.
- **Ubicación y tratamiento.** Dónde se alojan (país o región), qué subencargados intervienen y con qué garantías. Si hay datos personales en la plataforma (usuarios del sistema, por ejemplo), la parte jurídica debe revisar el contrato de encargado del tratamiento.
- **Exportación.** Formato abierto y completo, incluidas plantillas y asociaciones, no solo el catálogo de precios. Pregunta si es una función de la plataforma o un servicio a petición, y cuánto cuesta.
- **Salida.** Plazo de entrega de los datos al terminar, plazo de borrado posterior y confirmación escrita.
- **Cambio de proveedor.** Si la plataforma es un servicio en la nube, puede estar bajo las normas de cambio de proveedor de la Ley de Datos europea (Reglamento (UE) 2023/2854, [EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/2854/oj)), que según un [resumen de Wikipedia](https://en.wikipedia.org/wiki/Data_Act_(European_Union)) empezó a aplicarse el 12 de septiembre de 2025 y prevé la eliminación de los cargos por cambio de proveedor el 12 de enero de 2027. Si le afecta o no a tu contrato lo debe decir tu asesoría jurídica; el pliego solo tiene que pedir al proveedor que declare su postura.
- **Seguridad.** Autenticación de usuarios, registro de accesos, copias de seguridad y qué ocurre ante un incidente. Una pregunta sencilla: ¿pueden dar acceso solo de lectura a un auditor tuyo?

## 5. Nivel de servicio (SLA) y soporte

Los fabricantes anuncian disponibilidad, pero casi nunca dicen qué ocurre cuando no se cumple. Un SLA sin consecuencia es una intención.

| Concepto | Qué pedir |
|---|---|
| Disponibilidad de la plataforma | Porcentaje mensual, cómo se mide y qué se excluye (mantenimientos) |
| Soporte | Horario, canales, idioma, quién atiende en el primer nivel |
| Prioridades | Definición de incidencia crítica, mayor y menor; tiempo de respuesta y de resolución para cada una |
| Escalado | Contacto nombrado y proceso para los casos que no avanzan |
| Compensación | Créditos o penalizaciones concretas si se incumple |
| Mantenimiento | Ventanas de actualización, aviso previo, y si pueden afectar al cambio de precios en horario comercial |
| Reposición | Plazo para sustituir etiquetas y pasarelas averiadas, y quién lo paga durante la garantía |
| Actualizaciones | Frecuencia del firmware y del software, y quién decide cuándo se aplican |

Una pregunta que ayuda a separar propuestas: ¿qué pasa si el sistema cae un sábado a las diez de la mañana con una campaña activa? Pide que la respuesta describa el procedimiento, con nombres de rol, no solo un número de teléfono.

## 6. Baterías y fin de vida

Las etiquetas funcionan con pilas, y las cifras de duración que dan los fabricantes dependen de cuántas actualizaciones diarias asumen. La [página de tecnología](https://etiquetaselectronicas.io/es/tecnologia/) recoge los rangos publicados; tu pliego debe pedir cifras con supuestos, no promesas generales.

Qué pedir:

- **Duración de la batería** por modelo, con el número de actualizaciones por día, la temperatura y el tipo de pantalla con los que se ha medido.
- **Tipo de pila** y si es sustituible por el personal o requiere cambiar la etiqueta entera. El Reglamento (UE) 2023/1542 regula el diseño y la gestión de residuos de pilas, incluida la sustituibilidad de las pilas portátiles con sus excepciones ([EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/1542/oj)); pide al proveedor que declare cómo lo aplica a cada modelo, sin dar por hecho que le sea de aplicación.
- **Aviso.** Si la plataforma muestra el nivel de batería y avisa con antelación, y con qué margen.
- **Garantía.** Duración de la garantía de la etiqueta y si cubre la batería; qué se considera uso normal.
- **Sustitución.** Quién cambia las etiquetas o las pilas agotadas, con qué plazo y a cargo de quién después de la garantía.
- **Retirada y reciclaje.** Quién recoge el material usado, con qué justificante documental, y si el coste está incluido.
- **Vida útil de la plataforma.** Hasta cuándo se compromete el proveedor a mantener compatibilidad con los modelos que compras. Una etiqueta que dura diez años no sirve si el software deja de admitirla a los cinco.

Para comparar con alquiler, un renting con sustitución incluida cambia este apartado entero; los dos esquemas están explicados en [renting o compra](https://etiquetaselectronicas.io/es/precio/renting-vs-compra/).

## 7. Desglose de precio

Pide la oferta en una estructura fija, y rechaza las ofertas con una sola cifra. Si cada proveedor agrupa de forma distinta, no podrás saber dónde están las diferencias.

| Partida | Pago | Qué debe aclararse |
|---|---|---|
| Etiquetas | Único | Precio unitario por tamaño y color, cantidad, y precio de reposición |
| Pasarelas y accesorios | Único | Número, modelo, soportes, alimentación |
| Plataforma / software | Recurrente | Cuota por tienda, por etiqueta o por usuario; qué incluye |
| Integración | Único / recurrente | Desarrollo, pruebas y mantenimiento |
| Instalación y puesta en marcha | Único | Quién instala, jornadas incluidas, cableado |
| Formación | Único | Perfiles, horas, material |
| Soporte y mantenimiento | Recurrente | Alcance y nivel de servicio |
| Garantía y extensión | Único / recurrente | Plazo, exclusiones |
| Transporte, logística y retirada | Único | Quién lo paga, residuos |
| Opciones | Variable | Cada extra, con su precio, para poder retirarlo |

Pide además un escenario de cinco y de diez años con la misma estructura, y los supuestos de actualización de precios (cláusulas de revisión) por escrito. Con esos números puedes alimentar la [calculadora de coste total](https://etiquetaselectronicas.io/es/herramientas/calculadora-tco-esl/), que compara compra y alquiler con tus propios supuestos. Un matiz que conviene dejar claro en el pliego: los precios del documento son para evaluar; el contrato debe recoger los definitivos.

Para saber qué rangos son razonables, la [comparativa de fabricantes](https://etiquetaselectronicas.io/es/comparativas/fabricantes-etiquetas-electronicas/) describe quién es quién en el mercado, aunque no sustituye a las ofertas. Los precios que circulan en la red no son una referencia vinculante.

## 8. Referencias

Una referencia solo vale si puedes llamarla. El apartado debe obligar a que sean comprobables y relevantes para tu caso.

Qué pedir:

- Entre tres y cinco clientes con un perfil similar al tuyo (sector, tamaño, sistema de precios), con un contacto que acepte hablar.
- Fecha de instalación y número de tiendas y etiquetas en cada una; pide diferenciar piloto de despliegue.
- Qué integración usan y quién la desarrolló.
- Una referencia que haya tenido problemas y cómo se resolvieron; quien no tenga ninguna probablemente no está contando todo.
- Permiso para visitar una tienda instalada, si el cliente lo acepta.

Preguntas para la llamada con la referencia: cuánto tardó en estabilizarse, qué no estaba en la oferta y apareció después, cómo funciona el soporte en la práctica y si volverían a comprar. Anota las respuestas con el mismo guion para todas.

## Evaluación: cómo puntuar las respuestas

Define los pesos antes de recibir ofertas. Un reparto de partida, que debes adaptar:

| Criterio | Peso orientativo |
|---|---|
| Cobertura radio y fiabilidad | 20 % |
| Integración con tus sistemas | 20 % |
| Coste total a cinco años | 20 % |
| Servicio y soporte | 15 % |
| Datos y salida | 10 % |
| Baterías y fin de vida | 5 % |
| Referencias | 10 % |

Son pesos de ejemplo, no una recomendación de la web. Una tienda con frío intenso subirá la radio; una cadena con ERP propio, la integración. Lo importante es que existan antes de abrir los sobres. Para los proveedores finalistas, el siguiente paso es [el piloto](https://etiquetaselectronicas.io/es/implantacion/proyecto-piloto/), con criterios de éxito escritos, antes de firmar el despliegue.

## Qué debe revisar un asesor jurídico

La plantilla ordena la información técnica y comercial; no es un contrato. Antes de firmar, revisa con un jurista: la cláusula de propiedad y tratamiento de datos, la responsabilidad por errores de precio, las condiciones de salida y los plazos de pago. Si compras con fondos públicos o subvenciones, aplican reglas de contratación propias que esta plantilla no cubre.

## Preguntas frecuentes

### ¿Qué es un RFP de etiquetas electrónicas?

Es un documento en el que el comprador describe su tienda, sus sistemas y sus condiciones, y pide a cada proveedor que responda a las mismas preguntas en el mismo formato. Su utilidad principal es poder comparar ofertas que, sin pliego, llegan con estructuras y alcances distintos.

### ¿Cuántos proveedores conviene invitar?

Entre tres y cinco suele bastar para comparar sin saturar al equipo que evalúa. Incluye al proveedor actual o al que ya conoces, con el mismo pliego, para que no tenga ventaja informativa.

### ¿Debo publicar la puntuación de los criterios?

Sí, dentro de lo que permita tu proceso de compra. Si los pesos se conocen de antemano, las respuestas se centran en lo que te importa y la decisión final es más fácil de justificar internamente.

### ¿Puedo pedir interoperabilidad entre etiquetas y pasarelas de fabricantes distintos?

Puedes pedirla, pero exige que se responda por escrito, modelo por modelo. Que dos equipos usen Bluetooth no garantiza que se entiendan entre sí, porque muchas hojas técnicas describen protocolos propios.

### ¿Esta plantilla favorece a algún fabricante?

No incluye requisitos de ningún fabricante. Esta web la publica Keonex, que también vende etiquetas; por eso los apartados se limitan a pedir información y compromisos verificables, no una arquitectura concreta.

## Fuentes

- [Reglamento (UE) 2023/1542 relativo a las pilas y baterías y sus residuos (EUR-Lex)](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/1542/oj)
- [Reglamento (UE) 2023/2854, Ley de Datos (EUR-Lex)](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/2854/oj)
- [Data Act (European Union) (Wikipedia), fechas de aplicación y cargos por cambio de proveedor](https://en.wikipedia.org/wiki/Data_Act_(European_Union))
- [Directiva (UE) 2019/2161, modernización de la protección de los consumidores (EUR-Lex)](https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2019/2161/oj)
- [Bluetooth SIG blog, Bluetooth ESL: the global standard for the electronic shelf label market (8 feb 2023)](https://www.bluetooth.com/?p=154285)
- [Electronic shelf label (Wikipedia)](https://en.wikipedia.org/wiki/Electronic_shelf_label)