Etiquetas electrónicas: renting vs compra vs suscripción

Comprar etiquetas electrónicas exige pagar casi todo al inicio y quedarse con los equipos; el renting reparte el pago en cuotas, suele incluir mantenimiento y no deja propiedad salvo opción de compra; la suscripción vende el servicio y el hardware es del proveedor. Cuál compensa depende de tu caja, de tu horizonte y de quién carga con las baterías.

Esta página compara las tres fórmulas. Qué entra en el precio total (etiquetas, gateways, software, instalación) está en la guía de precios y coste total; aquí solo se trata de cómo se paga.

Las tres fórmulas, sin eufemismos

	Compra	Renting	Suscripción
Desembolso inicial	Alto	Bajo o nulo	Bajo o nulo
Propiedad al final	Tuya	Del arrendador, salvo opción	Del proveedor
Mantenimiento y soporte	Contrato aparte	Normalmente incluido	Incluido
Baterías	Las asumes tú, salvo garantía	Depende del contrato	Suele incluirse
Salida anticipada	Vendes o desechas	Penalización habitual	Según plazo mínimo
Tratamiento contable	Inmovilizado, se amortiza	Gasto de la cuota	Gasto del servicio

Los límites entre renting y suscripción no son oficiales: cada proveedor llama a su producto como quiere. Lo que importa es leer el contrato y responder a cuatro preguntas: quién es el dueño, cuánto dura, qué pasa si algo falla y cuánto cuesta irse.

Flujo de caja

La compra concentra el pago. Si aprovechas una reforma para etiquetar la tienda entera, el primer año arrastra hardware, gateways e instalación. Eso se financia con caja propia o con deuda, y esa deuda tiene un coste que el precio de la etiqueta no muestra.

El renting convierte esa inversión en una cuota mensual. No elimina el coste: lo traslada a la cuota, que incluye la financiación. Para comparar con justicia hay que preguntarse qué rentabilidad tiene la caja que no gastas. Si la usarías en abrir otra tienda, el renting puede ser racional aunque sea más caro en euros brutos.

La suscripción es la más parecida a un gasto operativo puro. Su ventaja es que el riesgo de tecnología obsoleta lo carga el proveedor; su inconveniente es que, al dejar de pagar, te quedas sin sistema.

Tratamiento fiscal en España

Aviso: esto es información general, no asesoramiento fiscal. La calificación del contrato (renting operativo o arrendamiento financiero) depende de sus cláusulas y la fija tu asesor.

Compra. El equipo es inmovilizado y se amortiza. La tabla del artículo 12 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades fija para “equipos para procesos de información” un coeficiente lineal máximo del 25 % y un periodo máximo de 8 años, y para mobiliario un 10 % y 20 años. Qué epígrafe encaja con las etiquetas (¿equipo informático o instalación?) es una decisión contable que conviene documentar. Los elementos nuevos de valor unitario hasta 300 euros pueden amortizarse libremente, con un tope de 25.000 euros por periodo impositivo. Ese tope no cubre un proyecto de miles de etiquetas, pero puede ayudar en uno pequeño. Si aplica a tu caso lo decide el asesor.

Renting operativo. La práctica general es tratar la cuota como gasto del ejercicio en que se devenga, siempre que esté contabilizada y se relacione con la actividad. No hay amortización del bien porque no es tuyo.

Leasing o arrendamiento financiero. Tiene un régimen especial en el artículo 106 de la misma ley. La parte de la cuota que recupera el coste del bien es deducible con un límite: el doble del coeficiente de amortización lineal de las tablas, multiplicado además por 1,5 en las empresas de reducida dimensión, y la carga financiera se deduce aparte. Si la cuota supera ese límite, parte de ella no se deduce en el ejercicio. Los comentarios publicados lo explican bien, pero el texto literal del apartado vigente debe contrastarse en el BOE antes de aplicarlo.

IVA. Las cuotas de renting llevan IVA, y para una empresa con actividad plenamente sujeta se deduce, con las limitaciones propias de cada bien (los vehículos, por ejemplo, tienen reglas especiales que no afectan a unas etiquetas). El tipo general figura en el artículo 90 de la Ley del IVA. Una farmacia o una actividad exenta tiene otro cálculo; este sitio trata el comercio general.

Lo que no puedes hacer es decidir por el tipo de contrato solo por la fiscalidad. La diferencia entre deducir una cuota o amortizar un equipo suele ser de calendario, no de importe, y el ahorro se reparte en el tiempo.

Un ejemplo con números (supuestos ilustrativos)

Todas las cifras de esta tabla son supuestos inventados para ilustrar el método. No son precios de ningún proveedor ni de Keonex, y la calculadora de coste total permite cambiarlos por los tuyos.

Supuestos comunes: tienda con 1.000 etiquetas, horizonte de 60 meses, sin descuento financiero, impuesto de sociedades del 25 % a efectos del ejemplo, todo sin IVA, sin valor residual ni reventa.

• Compra: etiquetas a 9 € (9.000 €), 5 gateways a 300 € (1.500 €), instalación 2.000 €, software y soporte 2.000 € al año, y una reserva de 1.000 € para baterías o etiquetas averiadas (10 % de las unidades a 10 € con mano de obra).
• Renting integral: 480 € al mes, con hardware, instalación, software, soporte y baterías.
• Suscripción: 520 € al mes, con las mismas coberturas y el hardware en propiedad del proveedor.

Concepto	Compra	Renting	Suscripción
Desembolso en el año 1	14.500 €	5.760 €	6.240 €
Total a 5 años antes de impuestos	23.500 €	28.800 €	31.200 €
Ahorro fiscal estimado (25 %)	5.875 €	7.200 €	7.800 €
Coste neto a 5 años	17.625 €	21.600 €	23.400 €
Propiedad al final	Etiquetas amortizadas, utilizables	Ninguna	Ninguna

En cinco años la compra llega a deducirlo todo: los 12.500 € de inversión se amortizan al 25 % lineal en cuatro años (3.125 € por ejercicio) y el software y la reserva van a gasto. Por eso el ahorro sale como el 25 % del total en las tres columnas. Lo que cambia es el calendario: la compra paga 12.500 € el primer año y los recupera fiscalmente a plazos.

Qué dice el ejemplo y qué no. En estos supuestos el renting cuesta unos 5.300 € más que comprar en cinco años, antes de impuestos. Esa diferencia es el precio de la financiación y de dos riesgos que dejas de asumir: los fallos de batería y la tecnología que queda atrás. Si la reserva de baterías real fuese de 5.000 € en lugar de 1.000 €, el hueco se reduciría a 1.300 €. Si tu caja rinde más de lo que cuesta la financiación implícita, la balanza se inclina hacia el renting. Y si renuncias a la propiedad pero luego necesitas las etiquetas más allá de los cinco años, la compra sigue sirviendo sin cuotas, salvo software.

Lo que el ejemplo no hace: no refleja descuentos por volumen, ni opciones de compra, ni que los precios de hardware bajen con el tiempo, ni el coste de oportunidad de la caja. Por eso conviene repetirlo con ofertas reales de al menos tres proveedores.

Propiedad, riesgo de obsolescencia y baterías

Al final del contrato. Con la compra, las etiquetas son tuyas mientras funcionen. Con el renting hay tres salidas habituales: devolver, renovar o ejercer una opción de compra por un valor residual. Hay que fijarlo antes de firmar, junto con el estado en que deben devolverse y quién retira el equipo.

Obsolescencia. Las etiquetas viven más de lo que dura un ciclo de producto, y los protocolos de radio, los gateways y el software cambian. El riesgo real no es que la etiqueta deje de encenderse, sino que el software futuro deje de soportarla. En la compra lo asumes tú; en la suscripción lo asume el proveedor, a cambio de que no controlas la hoja de ruta. Exige en el contrato un compromiso de compatibilidad con plazo.

Baterías. Las etiquetas de tinta electrónica consumen solo al refrescar, y la autonomía declarada depende del número de actualizaciones, la temperatura y la señal. Es el punto donde las cifras de catálogo y la realidad más se separan; la guía de qué es una etiqueta electrónica explica cómo funciona la pantalla. Antes de firmar, pide por escrito: duración garantizada en tus condiciones de uso, quién sustituye (y a qué coste) las que fallen antes y qué porcentaje de fallo cubre la garantía. En una compra sin cláusula, el cambio es tuyo.

Cómo decidir

1. Calcula el total a cinco años de las tres fórmulas con la misma cobertura. Si una incluye baterías y otra no, no comparan lo mismo.
2. Pon precio al capital. Si pedir dinero para comprar cuesta más que la financiación implícita del renting, el renting gana aunque sume euros.
3. Pregunta por la salida. Cuánto cuesta cancelar al año 2 o devolver al año 5.
4. Revisa el contrato con tu asesor antes de firmar, sobre todo la calificación fiscal y el valor residual.
5. Un piloto no se compra. Si estás probando en una tienda, una cuota corta o suscripción mensual evita inmovilizar capital en una prueba.

Para ver el desglose por partidas y comparar con tus propias cifras, usa la calculadora de coste total.