Elektronische Preisschilder: Kauf, Miete oder Abo

Beim Kauf elektronischer Preisschilder zahlen Sie fast alles zu Beginn und behalten die Geräte; Miete oder Leasing verteilt die Zahlung auf Raten, enthält meist Wartung und hinterlässt kein Eigentum ohne Kaufoption; das Abo verkauft die Leistung, die Hardware bleibt beim Anbieter. Was sich lohnt, hängt von Ihrer Liquidität, Ihrem Horizont und davon ab, wer die Akkus trägt.

Diese Seite vergleicht die drei Modelle. Was in den Gesamtpreis gehört (Etiketten, Gateways, Software, Montage), steht im Preis- und Kostenleitfaden; hier geht es nur darum, wie bezahlt wird.

Die drei Modelle ohne Schönfärberei

Die Grenzen zwischen Miete, Leasing und Abo sind nicht amtlich: Jeder Anbieter nennt sein Produkt, wie er will. Wichtig ist, den Vertrag zu lesen und vier Fragen zu beantworten: Wem gehört es, wie lange läuft es, was passiert bei Ausfall und was kostet der Ausstieg?

Liquidität

Der Kauf bündelt die Zahlung. Wenn Sie bei einem Umbau 1.000 Regalmeter neu auszeichnen, trägt das erste Jahr Hardware, Gateways und Montage. Das finanzieren Sie aus eigenen Mitteln oder auf Kredit, und dieser Kredit hat Kosten, die der Etikettenpreis nicht zeigt.

Die Miete macht aus der Investition eine monatliche Rate. Sie beseitigt die Kosten nicht, sie verschiebt sie in die Rate, die die Finanzierung enthält. Für einen fairen Vergleich fragen Sie, welche Rendite das nicht ausgegebene Geld bringt. Wenn Sie damit eine weitere Filiale eröffnen würden, kann Mieten vernünftig sein, auch wenn es brutto mehr Euro kostet.

Das Abo ähnelt am meisten reinem laufendem Aufwand. Sein Vorteil: Das Risiko veralteter Technik trägt der Anbieter. Sein Nachteil: Wenn Sie nicht mehr zahlen, haben Sie kein System mehr.

Steuerliche Behandlung in Deutschland

Hinweis: Das ist allgemeine Information, keine Steuerberatung. Ob ein Vertrag als Mietvertrag oder als Finanzierungsleasing einzuordnen ist, hängt von seinen Klauseln ab und klärt Ihr Steuerberater.

Kauf. Die Geräte sind abnutzbares Anlagevermögen und werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Nach § 6 Abs. 2 EStG können bewegliche Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungskosten ohne Vorsteuer 800 Euro nicht übersteigen, im Jahr der Anschaffung sofort abgezogen werden, wenn sie einer selbständigen Nutzung fähig sind. Genau daran ist bei Etiketten zu zweifeln: Ein Etikett funktioniert nur mit Gateway und Software und könnte daher als Teil einer Sachgesamtheit gelten. Ob die Sofortabschreibung trägt, sollte Ihr Steuerberater entscheiden und die Begründung dokumentiert werden. Alternativ erlaubt § 6 Abs. 2a EStG für Güter zwischen 250 und 1.000 Euro netto einen Sammelposten, der über fünf Jahre mit je einem Fünftel aufgelöst wird. Welche AfA-Nutzungsdauer für die übrigen Komponenten (Gateways, Montage) gilt, richtet sich nach den amtlichen AfA-Tabellen; eine feste Zahl für Etiketten nennen wir hier nicht.

Miete. Üblicherweise sind die Raten im Jahr ihrer Entstehung Betriebsausgaben, soweit sie betrieblich veranlasst und gebucht sind. Abgeschrieben wird nichts, denn das Gerät gehört Ihnen nicht.

Leasing. Ob das Gerät beim Leasinggeber oder beim Leasingnehmer zu bilanzieren ist, hängt von der Vertragsgestaltung ab (Vollamortisation, Kaufoption, Mietverlängerungsoption). Das entscheiden die Leasingerlasse der Finanzverwaltung im Einzelfall; prüfen Sie den konkreten Vertrag mit Ihrem Berater.

Gewerbesteuer. Hier liegt ein Punkt, den Mieter gern übersehen. Nach § 8 Nr. 1 GewStG wird ein Fünftel der Miet- und Pachtzinsen für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens in die Hinzurechnung einbezogen. Hinzugerechnet wird aber erst, soweit die Summe aller Posten nach Nr. 1 den Freibetrag von 200.000 Euro übersteigt. Für einen einzelnen Markt mit einigen Tausend Euro Jahresrate spielt das meist keine Rolle; bei einer Kette mit vielen Filialen und weiteren Mietposten kann es das Ergebnis verschieben.

Umsatzsteuer. Mieten und Leasingraten unterliegen der Umsatzsteuer; der Regelsatz beträgt nach § 12 Abs. 1 UStG 19 Prozent. Ein Unternehmen mit voll steuerpflichtigen Umsätzen kann sie in der Regel als Vorsteuer abziehen. Bei steuerfreien Tätigkeiten gilt eine andere Rechnung; diese Website behandelt den allgemeinen Einzelhandel.

Entscheiden Sie nicht allein aus steuerlichen Gründen über die Vertragsform. Der Unterschied zwischen dem Abzug einer Rate und der Abschreibung eines Geräts ist meist eine Frage des Zeitpunkts, nicht der Höhe, und die Ersparnis verteilt sich über die Jahre.

Ein Beispiel mit Zahlen (Annahmen zur Veranschaulichung)

Alle Zahlen in dieser Tabelle sind frei erfundene Annahmen, die nur die Methode zeigen. Es sind keine Preise eines Anbieters oder von Keonex, und im Gesamtkostenrechner können Sie sie durch Ihre eigenen ersetzen.

Gemeinsame Annahmen: ein Markt mit 1.000 Etiketten, Horizont 60 Monate, kein Finanzierungsabschlag, ein kombinierter Ertragsteuersatz von 30 Prozent (nur für das Beispiel angenommen), alles netto ohne Umsatzsteuer, kein Restwert und kein Wiederverkauf.

• Kauf: Etiketten zu 9 € (9.000 €), 5 Gateways zu 300 € (1.500 €), Montage 2.000 €, Software und Support 2.000 € pro Jahr und eine Rücklage von 1.000 € für Akkus oder defekte Etiketten (10 % der Stück zu je 10 € inklusive Arbeitszeit).
• Vollservice-Miete: 480 € im Monat, mit Hardware, Montage, Software, Support und Akkus.
• Abo: 520 € im Monat, gleiche Leistungen, Hardware im Eigentum des Anbieters.

Die Steuerersparnis ist vereinfacht als 30 Prozent der Summe je Spalte gerechnet. In der Praxis verschiebt die Abschreibung beim Kauf nur den Zeitpunkt der Ersparnis, nicht ihre Höhe.

Was das Beispiel sagt und was nicht. Mit diesen Annahmen kostet die Miete über fünf Jahre vor Steuern rund 5.300 € mehr als der Kauf. Diese Differenz ist der Preis der Finanzierung und zweier Risiken, die Sie abgeben: Akkuausfälle und Technik, die zurückfällt. Läge die tatsächliche Akkurücklage bei 5.000 € statt 1.000 €, schrumpfte der Abstand auf 1.300 €. Wenn Ihr Geld mehr einbringt, als die implizite Finanzierung kostet, kippt die Waage zur Miete. Und wenn Sie auf Eigentum verzichten, die Etiketten aber über fünf Jahre hinaus brauchen, läuft der Kauf ohne Raten weiter, abgesehen von der Software.

Was das Beispiel nicht abbildet: Mengenrabatte, Kaufoptionen, sinkende Hardwarepreise im Zeitverlauf und die Opportunitätskosten des Geldes. Deshalb lohnt es, mit echten Angeboten von mindestens drei Anbietern nachzurechnen.

Eigentum, Technikrisiko und Akkus

Am Vertragsende. Beim Kauf gehören Ihnen die Etiketten, solange sie laufen. Bei Miete oder Leasing gibt es drei übliche Wege: zurückgeben, verlängern oder eine Kaufoption zum Restwert ausüben. Klären Sie das vor der Unterschrift, ebenso den Zustand bei Rückgabe und wer die Geräte abholt.

Veralterung. Etiketten überdauern einen Produktzyklus, und Funkprotokolle, Gateways und Software ändern sich. Das eigentliche Risiko ist nicht, dass ein Etikett nicht mehr leuchtet, sondern dass künftige Software es nicht mehr unterstützt. Beim Kauf tragen Sie das; beim Abo der Anbieter, dafür kontrollieren Sie die Roadmap nicht. Verlangen Sie im Vertrag eine befristete Kompatibilitätszusage.

Akkus. E-Paper-Etiketten verbrauchen nur beim Aktualisieren Strom, und die angegebene Laufzeit hängt von Updatehäufigkeit, Temperatur und Funkqualität ab. Hier driften Katalogwerte und Praxis am weitesten auseinander; wie das Display funktioniert, erklärt der Leitfaden zum elektronischen Regaletikett. Lassen Sie sich vor der Unterschrift schriftlich bestätigen: garantierte Laufzeit unter Ihren Einsatzbedingungen, wer früher ausgefallene Etiketten ersetzt (und zu welchen Kosten) und welche Ausfallquote die Garantie abdeckt. Beim Kauf ohne solche Klausel zahlen Sie den Tausch selbst.

So entscheiden Sie

1. Rechnen Sie die Gesamtkosten über fünf Jahre für alle drei Modelle mit gleichem Leistungsumfang. Wenn eines Akkus enthält und ein anderes nicht, vergleichen Sie Unterschiedliches.
2. Geben Sie dem Kapital einen Preis. Kostet ein Kredit für den Kauf mehr als die implizite Finanzierung der Miete, gewinnt die Miete, auch wenn sie in Summe mehr ausmacht.
3. Fragen Sie nach dem Ausstieg. Was kostet die Kündigung in Jahr 2 oder die Rückgabe in Jahr 5?
4. Lassen Sie den Vertrag vor Unterschrift von Ihrem Steuerberater prüfen, vor allem die steuerliche Einordnung und den Restwert.
5. Einen Pilot kauft man nicht. Wer in einem Markt testet, vermeidet mit kurzer Laufzeit oder Monatsabo, Kapital in einem Versuch zu binden.

Die Aufschlüsselung nach Posten und den Vergleich mit Ihren eigenen Zahlen finden Sie im Gesamtkostenrechner.