Pilotprojekt für elektronische Preisschilder: Umfang, KPIs und Dauer

Ein Pilotprojekt für elektronische Preisschilder ist ein begrenzter Test, meist in einer Filiale und ein bis zwei Abteilungen, mit Kennzahlen, die schon vor der Montage gemessen werden, und schriftlichen Erfolgskriterien. Er muss mindestens einen Aktionszyklus und eine Massenpreisänderung umfassen. Fehlt eines von beiden, ist es eine Vorführung, kein Pilot.

Diese Seite ist der praktische Teil von Phase 3 des Einführungsleitfadens. Dort steht, warum es den Pilot gibt; hier steht, wie man ihn aufsetzt, was man misst und wann man abbricht. Sie beschreibt kein Pilotangebot eines Anbieters, auch nicht das von Keonex, das diese Website betreibt. Es ist eine Methode, die Sie mit jedem Anbieter anwenden können.

Wofür ein Pilot da ist (und wofür nicht)

Der Pilot beantwortet Fragen, die Prospekte und Präsentationen offenlassen. Erreicht das Signal das hinterste Fach im Kühlraum? Wie viele Artikelnummern aus dem Artikelstamm bleiben ohne Zuordnung? Wie lange braucht eine Preisänderung bis ins Regal, von Anfang bis Ende? Was macht das Team, wenn ein Schild am Samstag leer bleibt?

Er taugt nicht, um den Return on Investment für die ganze Kette zu belegen. Mit einer Filiale lässt sich keine belastbare Personaleinsparung ermitteln, und wer sie einfach hochrechnet, verkauft, statt zu messen. Ordnen Sie die Gesamtzahlen mit dem Gesamtkostenrechner und überlassen Sie dem Pilot, was er belegen kann: dass das System unter Ihren Bedingungen funktioniert.

Umfang: Was dazugehört und was nicht

Eine gute Regel lautet: nach Schwierigkeit auswählen, nicht nach Bequemlichkeit. Die ruhigste, bestgeordnete Filiale sorgt dafür, dass der Pilot gut läuft und der Rollout danach scheitert.

Entscheidung	Sinnvolles Kriterium	Typischer Fehler
Filiale	Eine mit typischem Format der Kette und einem engagierten Marktleiter	Die neue oder frisch umgebaute Filiale, die den Rest nicht abbildet
Abteilungen	Eine mit hohem Umschlag und häufigen Aktionen, dazu eine schwierige Zone (Kühlung, Marktende, dichte Platzierung)	Nur eine einheitliche Abteilung
Artikel	Auch Sonderfälle: Gewichtsware, Mehrstückpackungen, Doppelauszeichnung, Grundpreis	Nur die „sauberen“ Artikel
Anbindung	Die echte, auch wenn sie teilweise ist. Liest der Rollout aus der Warenwirtschaft oder Kasse, muss der Pilot das auch	Manuelle Dateiimporte, die es später nicht gibt
Vorlagen	Die für den Rollout geplanten, mit den längsten Bezeichnungen des Sortiments	Schaufenster-Layouts mit Kurztexten

Bei der Anbindung täuscht man sich am leichtesten selbst. Ein Pilot mit von Hand geladenen Preisen beweist nur, dass Schilder anzeigen, was man ihnen vorgibt, und das bezweifelt niemand. Zu prüfen ist die gesamte Kette: Änderung im führenden System, Übertragung, Schild, Kasse. Die Details stehen im Leitfaden zur Anbindung an Warenwirtschaft und Kasse.

Schriftlich ausschließen sollten Sie: weitere Filialen, Umbau des Einkaufsprozesses, Änderungen der Preispolitik. Wer den Pilot nutzt, um alles andere zu reparieren, weiß am Ende nicht, was gescheitert ist.

Dauer: ein Kriterium, keine Zahl

Keine Norm legt die Dauer eines Piloten fest; seien Sie skeptisch bei jedem, der eine Zahl nennt, ohne Ihre Filiale zu kennen. Begründen lässt sich, was im Zeitfenster passieren muss:

1. Eine Anfangsphase für Montage und Zuordnung, in der die Fehler bei Daten und Montage liegen.
2. Ein vollständiger Aktionszyklus mit Anlegen, Ändern und Beenden von Angeboten. Hier zeigen sich Abweichungen zwischen System und Kasse.
3. Eine Massenpreisänderung, etwa die Überarbeitung der Preise einer ganzen Warengruppe. Sie misst die reale Last auf Funk und Plattform.
4. Eine Stabilitätsphase nach den Korrekturen, in der nichts angefasst und erneut gemessen wird. Ohne sie wissen Sie nicht, ob die Korrekturen halten.

Zusammen passt das nicht in wenige Tage. Planen Sie als redaktionelle Orientierung, die auf keiner Quelle beruht, mehrere Wochen und setzen Sie einen Zwischenreview an. Als öffentlichen Beleg dafür, dass echte Piloten länger dauern als eine Vorführung: Die spanische Handelskette Consum gab an, vor ihrem aktuellen Rollout seit 2019 fünf Pilotmärkte betrieben zu haben, so Alimarket (spanisch). Das ist der Fall einer großen Handelskette, kein Maßstab.

Ausgangsmessung: vor der Montage

Diesen Schritt überspringen fast alle, und ohne ihn sagen die KPIs nichts. Wenn Sie nicht wissen, wie viele Preisfehler Sie mit Papier hatten, können Sie nicht behaupten, sie seien weniger geworden.

Ein bis zwei Wochen vor der Montage, in denselben Abteilungen:

• Preisänderungen. Wie viele es gab, wie viel Personalzeit jeder Durchgang kostete (Drucken, Schneiden, Anbringen, Kontrollieren) und mit welcher Verzögerung gegenüber der Änderung an der Kasse. Lassen Sie die Filiale reale Durchgänge mit der Stoppuhr messen, nicht schätzen.
• Abweichungen Regal–Kasse. Eine zufällige Stichprobe pro Woche: Regalpreis notieren, an der Kasse scannen, Übereinstimmung festhalten. Das ist einfach und im Streitfall entscheidend; was das Recht zu einer Abweichung sagt, steht in Regalpreis und Kassenpreis weichen ab.
• Probleme mit Auszeichnung. Abgefallene, unleserliche oder veraltete Aktionsschilder.
• Kundenbeschwerden zum Preis, sofern erfasst.

Bewahren Sie die Messbögen unverändert auf. Nach dem Pilot will, wer entscheidet, das Vorher nach derselben Methode sehen wie das Nachher.

KPIs des Piloten

Wählen Sie wenige. Jede Kennzahl braucht eine Formel, eine Datenquelle, jemanden, der sie erhebt, und einen Rhythmus.

KPI	Berechnung	Was sie zeigt
Zeit je Preisänderung	Von der Freigabe im führenden System bis zur Anzeige am Schild; getrennt davon Personalminuten je Durchgang	Ob das System die Übertragung verkürzt und die Handarbeit wirklich sinkt
Preisfehler an der Kasse	Wöchentliche Stichprobe: Regal gegen Kasse, Trefferquote in Prozent	Datenqualität und Synchronisierung; die wichtigste Kennzahl
Schildausfälle	Schilder ohne Verbindung, leer, mit falschem Bild oder defekt, je hundert installierte pro Woche	Zuverlässigkeit der Hardware, Batterie, Handhabung im Markt
Gateway-Abdeckung	Anteil der Schilder, die das letzte Update bestätigen; und derjenigen, die es verspätet tun	Ob die Abdeckungsstudie stimmte, besonders in schwierigen Zonen
Zuordnung	Anteil der Artikel, die beim ersten Laden ohne manuellen Eingriff zugeordnet werden	Sauberkeit des Artikelstamms
Personalaufwand	Wöchentliche Filialminuten für Schildprobleme	Versteckte Kosten, die nicht im Datenblatt stehen
Offene Tickets und Lösungszeit des Anbieters	Protokoll mit Eröffnungs- und Schließdatum	Echte Qualität des Supports

Zwei methodische Hinweise. Erstens: Trennen Sie Fehler des Schildes von Fehlern der Daten. Zeigt ein Schild einen falschen Preis, weil die Warenwirtschaft ihn falsch führte, ist das kein Systemfehler, aber ein Problem, das der Rollout erbt. Die Ursachendiagnose steht in Warum sich ein Preisschild nicht aktualisiert. Zweitens: Enthält eine Aktion des Zyklus eine Preissenkung, prüfen Sie auch, ob der angezeigte Vorpreis die Regel zum niedrigsten Preis der letzten 30 Tage erfüllt. Nach § 11 PAngV ist bei einer Preisermäßigung der niedrigste Gesamtpreis der letzten 30 Tage anzugeben, mit gesetzlichen Ausnahmen etwa für schnell verderbliche Ware. Die Vorschrift geht auf die Richtlinie (EU) 2019/2161 zurück. Die Plattform muss die Daten dafür halten, wie die Erläuterung zum 30-Tage-Preis zeigt. Eine Rechtsberatung für Ihren Fall ersetzt das nicht.

Erfolgskriterien: vorher aufschreiben

Ein Erfolgskriterium taugt, wenn zwei verschiedene Personen mit denselben Daten zum selben Schluss kommen. „Läuft gut“ genügt nicht. Beispiele für Formulierungen, mit Schwellen, die Sie selbst festlegen müssen, weil sie von Ihrem Fall abhängen:

• Übereinstimmung Regal–Kasse mindestens in vereinbarter Höhe in den letzten zwei Messwochen, ohne dass eine Warengruppe unter ein Minimum fällt.
• Keine freigegebene Preisänderung braucht länger als die definierte Frist, bei 100 % der Schilder in den schwierigen Zonen innerhalb der Abdeckung.
• Schildausfälle unter einer Schwelle je hundert Stück und Woche, und kein Schild ohne identifizierte Ursache.
• Automatische Zuordnung von mindestens einem vereinbarten Anteil des Pilotsortiments beim ersten Laden, mit datiertem Plan für den Rest.
• Lösungszeit für kritische Anbieter-Tickets innerhalb der vertraglichen Frist.

Einen allgemeingültigen Prozentsatz gibt es nicht. Nennt ein Anbieter eine Schwelle, lassen Sie sie samt Messmethode schriftlich festhalten. Und legen Sie vorab fest, wer anhand welcher Daten in welchem Termin das Fazit zieht.

Ausstiegsklauseln

Den Ausstieg verhandeln Sie vor der Montage, denn danach ist Ihre Position schwächer. Lassen Sie festhalten:

• Was passiert, wenn die Kriterien nicht erfüllt werden. Begrenzte Verlängerung zur Nachbesserung, Vertragsende oder Änderung des Umfangs, nach Ihrer Wahl.
• Wer die Hardware abbaut und auf wessen Kosten, bis wann, und in welchem Zustand das Regal zurückbleibt.
• Was mit Ihren Daten geschieht: Sortiment, Zuordnungen, Plattformhistorie. Rückgabe oder Löschung, mit Bestätigung.
• Ausstiegskosten, einschließlich möglicher Gebühren für die Kündigung eines Abos oder eines begonnenen Mietvertrags. Läuft der Pilot über Miete, lesen Sie vorher Miete oder Kauf.
• Keine stillschweigende Rollout-Verpflichtung. Der Pilot darf nicht allein dadurch zur Bestellung werden, dass Sie nicht widersprochen haben.
• Gegenseitige Vertraulichkeit. Was der Anbieter über den Test sagen darf, etwa Ihr Unternehmen als Referenz nennen.
• Haftung für Preisfehler während der Testphase. Zeigt ein Schild des Systems einen falschen Preis an und wird zu wenig kassiert, wer trägt die Differenz.

Checkliste für den Pilot

Als Arbeitsblatt kopierbar.

Vorher

• Ein verantwortlicher Ansprechpartner für den Pilot in der Filiale und einer in der Zentrale.
• Schriftlicher Umfang: Filiale, Abteilungen, Artikelzahl, schwierige Zone enthalten.
• Abdeckungsstudie geprüft, Testschilder an den schlechtesten Stellen.
• Probeimport des Sortiments durchgeführt, Fehler nach Ursache sortiert.
• Ausgangsmessung über ein bis zwei Wochen, Messbögen aufbewahrt.
• KPIs, Formeln, Quellen und Rhythmus vereinbart.
• Erfolgskriterien und Schwellen von beiden Seiten unterschrieben.
• Ausstiegsklauseln von der unterzeichnenden Person geprüft.
• Notfallplan: gedruckter Ersatz für eine Abteilung, falls die Kommunikation ausfällt.

Während

• Wöchentliche Stichprobe Regal–Kasse, immer nach derselben Methode.
• Störungsprotokoll mit Datum, Ursache und Bearbeiter.
• Mindestens ein vollständiger Aktionszyklus und eine Massenpreisänderung.
• Review-Termin zur Halbzeit, Entscheidungen protokolliert.
• Schlussphase ohne Konfigurationsänderungen, um die Stabilität zu prüfen.

Zum Abschluss

• Bericht mit KPIs im Vergleich zur Ausgangsmessung.
• Ausdrückliche Entscheidung: weitermachen, nachbessern, neu verhandeln oder aussteigen.
• Lehren für den Rollout: zu bereinigende Daten, Vorlagen, Schulung.
• Bei Ausstieg: Rückbau und Datenbehandlung nach Vertrag.

Fehler, die einen Pilot entwerten

• Nachher messen, ohne vorher gemessen zu haben.
• Die einfachste Filiale und die einfachsten Artikel wählen.
• Mitten im Test die Konfiguration ändern und vergleichen, als sei nichts geschehen.
• Den Anbieter Daten erheben und präsentieren lassen, ohne eigene Kontrolle im Markt.
• Den Test so lange strecken, bis „es hängt ja schon“ für Sie entscheidet.

Und danach

Fällt das Ergebnis gut aus, ist der nächste Schritt die Rollout-Reihenfolge im Einführungsleitfaden. Fällt es schlecht aus, ist der Pilotbericht das Dokument, das Abbruch oder Neuverhandlung mit Argumenten begründet.

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