Proyecto piloto de etiquetas electrónicas: alcance, KPIs y duración

Un proyecto piloto de etiquetas electrónicas es una prueba acotada, normalmente una tienda y una o dos secciones, con indicadores medidos desde antes de instalar y criterios de éxito escritos. Su duración debe cubrir al menos un ciclo promocional y un cambio masivo de precios. Sin esas dos cosas es una demostración, no un piloto.

Esta página es la parte práctica de la fase 3 de la guía de implantación. Allí se explica por qué existe el piloto; aquí se explica cómo se monta, qué se mide y cuándo se para. No describe ninguna oferta de piloto de proveedor, ni la de Keonex, que publica esta web: es un método que puedes aplicar con quien sea.

Para qué sirve (y para qué no)

El piloto responde a preguntas que el papel y las presentaciones no resuelven. ¿Llega la señal al último estante de la cámara? ¿Cuántos códigos del maestro de artículos se quedan sin asociar? ¿Cuánto tarda un cambio de precio en verse en el lineal, de punta a punta? ¿Qué hace el personal cuando una etiqueta se queda en blanco un sábado?

No sirve para demostrar el retorno de la inversión de toda la cadena. Con una tienda no se estima un ahorro de personal fiable, y quien lo extrapole sin más está vendiendo, no midiendo. Para ordenar los números de conjunto usa la calculadora de coste total y deja el piloto para lo que sí puede probar: que el sistema funciona en tus condiciones.

Alcance: qué entra y qué se queda fuera

Una buena regla es elegir por dificultad, no por comodidad. La tienda más tranquila y mejor ordenada hace que el piloto salga bien y que el despliegue falle después.

Decisión	Criterio útil	Error habitual
Tienda	Una con formato típico de la cadena y un responsable implicado	Elegir la nueva o la reformada, que no representa al resto
Secciones	Una de rotación alta y promociones frecuentes, más una zona difícil (frío, fondo, expositor denso)	Una sola sección uniforme
Referencias	Incluir productos con casos raros: peso, packs, doble precio, precio por unidad de medida	Seleccionar solo los códigos limpios
Integración	La real, aunque sea parcial. Si en el despliegue leerá del ERP o del TPV, el piloto también	Cargas manuales de fichero que luego no existirán
Plantillas	Las previstas para el despliegue, con los textos más largos del catálogo	Diseño de escaparate con descripciones cortas

La integración es el punto donde más se miente sin querer. Un piloto con precios cargados a mano demuestra que las etiquetas muestran lo que se les escribe, y eso nadie lo duda. Lo que hay que ver es la cadena entera: cambio en origen, propagación, etiqueta, caja. El detalle de esa cadena está en la guía de integración con ERP y TPV.

Fuera del alcance conviene dejar escrito: otras tiendas, rediseño de procesos de compras, cambios de política de precios. Si el piloto se usa para arreglar todo lo demás, no se sabrá qué falló.

Duración: un criterio, no una cifra

Ninguna norma ni estándar fija la duración de un piloto, y desconfía de quien te dé un número sin conocer tu tienda. Lo que sí se puede razonar es qué tiene que ocurrir dentro de la ventana:

1. Una fase inicial de instalación y asociación, en la que los fallos son de datos y de montaje.
2. Un ciclo promocional completo, con altas, cambios y retirada de ofertas. Es donde se ven los desfases entre el sistema y la caja.
3. Un cambio masivo de precios, por ejemplo una revisión de tarifas de una familia entera. Mide la carga real de la radio y de la plataforma.
4. Un periodo de estabilidad tras corregir, en el que no se toca nada y se mide de nuevo. Sin este tramo no sabes si lo corregido aguanta.

Sumado, esto no cabe en unos pocos días. Como orientación editorial, que no sale de ninguna fuente, planifica varias semanas y fija una fecha de revisión intermedia. Como referencia pública de que los pilotos de verdad son más largos que una demostración, Consum declaró que mantenía cinco tiendas piloto desde 2019 antes de su despliegue actual, según Alimarket; es un caso de gran cadena, no una norma.

Medición de partida: antes de instalar

Es el paso que casi todos se saltan, y sin él los KPIs no significan nada. Si no sabes cuántos errores de precio tenías con el papel, no puedes decir que hayan bajado.

Durante una o dos semanas antes de instalar, en las mismas secciones:

• Cambios de precio. Cuántos se hicieron, cuánto tiempo de personal consumió cada tanda (impresión, cortado, colocación, revisión) y con qué retraso respecto al cambio en caja. Pide a la tienda que cronometre tandas reales, no que estime.
• Discrepancias lineal-caja. Una muestra aleatoria cada semana: se coge el precio del lineal, se pasa por caja y se anota si coincide. Es una verificación sencilla, y es la que importa en un litigio; qué dice la normativa de esa discrepancia está en precio en caja distinto del lineal.
• Incidencias de cartelería. Carteles caídos, ilegibles o de ofertas ya terminadas.
• Reclamaciones de clientes por precio, si se registran.

Guarda las hojas de medición tal cual. Cuando termine el piloto, quien decide querrá ver el antes con la misma metodología que el después.

KPIs del piloto

Elige pocos. Cada indicador necesita una fórmula, una fuente del dato, quién lo recoge y cada cuánto.

KPI	Cómo se calcula	Qué descubre
Tiempo por cambio de precio	Desde que el cambio está aprobado en origen hasta que la etiqueta lo muestra; y, aparte, minutos de personal por tanda	Si el sistema acorta la propagación y si el trabajo manual baja de verdad
Errores de precio en caja	Muestra semanal de referencias: lineal frente a TPV, en porcentaje de coincidencias	Calidad del dato y de la sincronización; el indicador principal
Fallos de etiqueta	Etiquetas sin comunicación, en blanco, con imagen incorrecta o rotas, por cada cien instaladas y por semana	Fiabilidad del hardware, batería y manipulación en tienda
Cobertura de pasarelas	Porcentaje de etiquetas que confirman la última actualización; y las que lo hacen con retraso	Si el estudio de cobertura acertó, sobre todo en zonas difíciles
Asociación	Porcentaje de referencias asociadas sin intervención manual en la primera carga	Limpieza del maestro de artículos
Esfuerzo de personal	Minutos semanales de tienda dedicados a incidencias de etiquetas	Coste oculto que no aparece en la ficha técnica
Incidencias abiertas y tiempo de resolución del proveedor	Registro con fecha de apertura y cierre	Calidad real del soporte

Dos precisiones de método. La primera: separa los fallos de la etiqueta de los fallos del dato. Una etiqueta que muestra un precio equivocado porque el ERP lo tenía mal no es un fallo del sistema, pero sí un problema que el despliegue heredará. El diagnóstico por causas está en por qué no se actualiza una etiqueta. La segunda: si una de las promociones del ciclo incluye una rebaja, comprueba también que el precio previo mostrado cumple la norma de los 30 días; la plataforma debe tener el dato, como explica la guía de la referencia a 30 días. El texto de la Directiva (UE) 2019/2161 está en EUR-Lex.

Criterios de éxito: escríbelos antes

Un criterio de éxito sirve si, con los datos delante, dos personas distintas llegan a la misma conclusión. Fórmulas como “funciona bien” no lo cumplen. Ejemplos de cómo expresarlos, con umbrales que debes fijar tú porque dependen de tu caso:

• Coincidencia lineal-caja igual o superior a un porcentaje acordado en las últimas dos semanas de medición, sin que ninguna familia caiga por debajo de un mínimo.
• Ningún cambio de precio aprobado tarda en verse más que el plazo definido, con el 100 % de las etiquetas dentro de cobertura en las zonas difíciles.
• Fallos de etiqueta por debajo de un umbral por cada cien unidades y semana, y cero etiquetas sin identificar la causa.
• Asociación automática de al menos un porcentaje del catálogo del piloto en la primera carga, y plan de corrección fechado para el resto.
• Tiempo de resolución de las incidencias críticas del proveedor dentro del plazo del contrato.

No hay un porcentaje universal. Si un proveedor ofrece un umbral, pídele que lo ponga por escrito y cómo se mide. Y decide de antemano quién concluye, con qué datos, y en qué reunión.

Cláusulas de salida

La salida del piloto se negocia antes de instalar, porque después tu posición es más débil. Pide que figuren:

• Qué ocurre si no se cumplen los criterios. Prórroga limitada para corregir, fin del contrato o cambio de alcance, a tu elección.
• Quién retira el material y a cargo de quién, con plazo, y en qué estado queda el lineal.
• Qué pasa con tus datos: catálogo, asociaciones, históricos de la plataforma. Devolución o borrado, con confirmación.
• Costes de la salida, incluyendo posibles cargos por cancelar una suscripción o un renting empezado. Si el piloto va en renting, mira antes renting o compra.
• Ausencia de compromiso implícito de despliegue. El piloto no debe convertirse en pedido por el solo hecho de que no hayas dicho que no.
• Confidencialidad bilateral. Qué puede el proveedor decir de la prueba, por ejemplo citar tu cadena como referencia.
• Responsabilidad por errores de precio durante la prueba. Si una etiqueta del sistema muestra un precio incorrecto y se cobra de menos, quién asume la diferencia.

Lista de control del piloto

Puedes copiarla como hoja de trabajo.

Antes

• Responsable único del piloto en tienda y otro en central.
• Alcance escrito: tienda, secciones, número de referencias, zona difícil incluida.
• Estudio de cobertura revisado y etiquetas de prueba en los puntos peores.
• Importación de prueba del catálogo hecha y errores clasificados por causa.
• Medición de partida de una a dos semanas, con hojas guardadas.
• KPIs, fórmulas, fuentes y periodicidad acordados.
• Criterios de éxito y umbrales firmados por ambas partes.
• Cláusulas de salida revisadas por quien firma.
• Plan de contingencia: respaldo impreso para una sección si falla la comunicación.

Durante

• Muestra semanal lineal-caja, siempre con el mismo método.
• Registro de incidencias con fecha, causa y quién las resolvió.
• Al menos un ciclo promocional completo y un cambio masivo de precios.
• Reunión de revisión a mitad de periodo, con decisiones anotadas.
• Periodo final sin cambios de configuración, para comprobar estabilidad.

Al cerrar

• Informe con KPIs frente a la medición de partida.
• Decisión explícita: continuar, corregir, renegociar o salir.
• Lecciones para el despliegue: datos que limpiar, plantillas, formación.
• Si se sale: retirada del material y gestión de datos según contrato.

Errores que invalidan un piloto

• Medir después sin haber medido antes.
• Elegir la tienda y los productos más fáciles.
• Cambiar la configuración a mitad de prueba y comparar como si nada.
• Dejar que el proveedor recoja y presente los datos sin verificación propia en tienda.
• Alargarlo hasta que “ya que está instalado” decida por ti.

Y luego

Si el resultado es favorable, el siguiente paso es la secuencia de despliegue, que está en la guía de implantación. Si no lo es, el informe del piloto es el documento que justifica parar o renegociar con argumentos.

Esta web la publica Keonex, que desarrolla soluciones de etiquetas electrónicas para el comercio. El método de esta página es general y no describe ninguna oferta de Keonex.