Plantilla de plec (RFP) per a etiquetes electròniques

Un plec (RFP, de request for proposal) per a etiquetes electròniques és el document que lliures a tots els proveïdors perquè responguin les mateixes preguntes, amb el mateix format i sobre el mateix abast. Aquesta plantilla l’organitza en vuit apartats: requisits, ràdio, integració, dades, nivell de servei, bateries i final de vida, desglossament de preu i referències.

Fes-la servir abans de demanar ofertes. Si ja en tens, també serveix per detectar què falta a cada una. Tot el que apareix a sota ho pots copiar al teu propi document; la plantilla no inclou requisits de cap fabricant, i aquesta web, que publica Keonex (empresa que ven i implanta etiquetes electròniques), no l’ha dissenyada perquè encaixi amb el seu producte.

Com fer servir aquesta plantilla sense que es converteixi en un tràmit

Un plec serveix si canvia el que et contesten. Tres idees abans d’omplir-lo.

Escriu la teva situació, no la teva solució. “Necessitem etiquetes de 2,9 polzades” és una solució. “Tenim 40.000 referències, cambres de fred a −20 °C i un TPV que no exposa cap API” és una situació, i deixa que el proveïdor demostri que sap resoldre-la. Si la primera opció et sembla més còmoda, és que encara no has fet l’estudi de necessitats de la guia d’implantació.

Pregunta el que es pot comprovar. Frases com “robust” o “escalable” no es poden puntuar. “Indica el nombre màxim d’etiquetes per passarel·la segons la fitxa tècnica i adjunta el document” sí.

Demana el mateix format. Cada apartat de sota acaba amb una instrucció de resposta: una taula, un sí/no amb annex, una xifra amb unitat. Si deixes la resposta en text lliure, comparar serà una feina d’arqueologia.

Els números que entrin a l’apartat de preu haurien de sortir del teu propi càlcul previ; si no el tens, comença per la calculadora de cost total. La resta d’eines de la secció són a l’índex d’eines.

Estructura general del document

Abans dels vuit apartats tècnics, el plec necessita una portada operativa. És breu:

Una regla pràctica: obre una ronda de preguntes amb respostes compartides. Si un proveïdor pregunta alguna cosa i només ell rep la resposta, tindràs ofertes sobre plecs diferents.

1. Requisits de la solució

Aquí fixes què ha de fer el sistema, no com. Divideix-ho entre allò imprescindible i allò desitjable; barrejar-ho fa que tothom compleixi “gairebé tot”.

Dades que has d’aportar tu: nombre d’etiquetes estimat per botiga i per tipus de lineal, barreja de mides si ja la coneixes, condicions ambientals (temperatura mínima al fred, humitat, llum directa), si hi ha productes de pes variable o amb preu per unitat de mesura, i els idiomes i alfabets que s’han de veure en pantalla.

El que demanes al proveïdor:

Els rangs reals de mides, colors i tipus de pantalla estan descrits a la pàgina de tecnologia; serveixen per detectar respostes fora del normal. I si el teu objectiu inclou mostrar el preu anterior en rebaixes, afegeix un requisit exprés: la plataforma ha de conservar l’historial necessari per acreditar-lo, d’acord amb la Directiva (UE) 2019/2161 que recull EUR-Lex. A Espanya, la regla del preu anterior és a l’article 20.1 de la Llei 7/1996 d’ordenació del comerç minorista, en la redacció que li va donar el Reial decret llei 24/2021 (BOE): el preu anterior és el més baix aplicat en els trenta dies previs. Ho tractem a preu de referència de 30 dies.

2. Ràdio i cobertura

És l’apartat on un plec fluix costa més, perquè la ràdio és la part menys visible i la més difícil de corregir amb l’obra feta. La descripció general del sector la resumeix com un equilibri entre abast, velocitat, durada de bateria i fiabilitat; el teu plec ha d’obligar que cada oferta digui on es col·loca.

Què demanar:

• Tecnologia i banda. Protocol de ràdio, banda de freqüència i si és estàndard o propietari. L’existència d’un perfil d’etiquetes electròniques a Bluetooth, publicat pel Bluetooth SIG, no implica que l’equip d’un fabricant parli amb el d’un altre: demana-ho per escrit.
• Estudi de cobertura. Qui el fa, amb quina metodologia (visita presencial, plànols, mesuraments) i què lliura: mapa de passarel·les, marge de seguretat i zones crítiques.
• Nombre i ubicació de passarel·les. Quantitat proposada per botiga, alimentació (PoE o corrent), cablejat necessari i qui l’instal·la.
• Capacitat. Etiquetes màximes per passarel·la i temps d’actualització d’un canvi massiu, amb el supòsit de partida (per exemple, quantes etiquetes es canvien alhora).
• Coexistència. Com es comporta amb el wifi, el Bluetooth d’altres equips i la maquinària de fred o els expositors metàl·lics de la teva botiga.
• Garantia de cobertura. Compromís per escrit que, si després de la instal·lació hi ha etiquetes fora de cobertura, el proveïdor afegeix passarel·les sense cost addicional.

Si el proveïdor no vol comprometre’s amb la cobertura abans de veure la botiga, és una resposta raonable; el que no ho és, és donar un preu tancat sense aquesta visita. El projecte pilot existeix, en part, per confirmar a la teva botiga el que l’estudi va predir.

3. Integració amb els teus sistemes

L’etiqueta mostra el que el sistema li envia; el problema real és com arriba aquesta dada des del teu ERP o el teu TPV. Aquest apartat s’omple amb ajuda del teu equip de sistemes, no de compres.

Descriu el teu entorn abans de preguntar: ERP, TPV i versions, on viu avui el preu mestre, cada quant canvia, si hi ha preus per botiga o per zona, i si el sistema exposa API, fitxers, base de dades o res de tot això.

Què demanar:

Demana referències d’integració amb el teu mateix sistema, no amb “sistemes semblants”. I pregunta què passa quan s’actualitzi el teu ERP: si cada canvi de versió implica un projecte de pagament, és un cost que ha d’aparèixer a l’oferta. El criteri que ha de guiar el teu equip és la coherència entre lineal i caixa, tractada a preu a caixa diferent del lineal.

4. Propietat i portabilitat de les dades

És l’apartat que se sol deixar per al final de la negociació i és el que més pesa quan vols canviar de proveïdor. La plataforma d’etiquetes acumula el teu catàleg, les teves plantilles, les associacions etiqueta-producte i l’historial de canvis. Qui n’és el propietari i com en surts ha d’estar escrit.

Què demanar:

• Titularitat. El plec ha d’afirmar que les dades són teves i que el proveïdor només les tracta per prestar el servei.
• Ubicació i tractament. On s’allotgen (país o regió), quins subencarregats hi intervenen i amb quines garanties. Si hi ha dades personals a la plataforma (usuaris del sistema, per exemple), la part jurídica ha de revisar el contracte d’encarregat del tractament, d’acord amb el RGPD.
• Exportació. Format obert i complet, incloses plantilles i associacions, no només el catàleg de preus. Pregunta si és una funció de la plataforma o un servei a petició, i quant costa.
• Sortida. Termini de lliurament de les dades en acabar, termini d’esborrat posterior i confirmació escrita.
• Canvi de proveïdor. Si la plataforma és un servei al núvol, pot estar sota les normes de canvi de proveïdor de la Llei de Dades europea (Reglament (UE) 2023/2854, EUR-Lex), que segons un resum de Wikipedia es va començar a aplicar el 12 de setembre de 2025 i preveu l’eliminació dels càrrecs per canvi de proveïdor el 12 de gener de 2027. Si afecta o no el teu contracte ho ha de dir la teva assessoria jurídica; el plec només ha de demanar al proveïdor que declari la seva postura.
• Seguretat. Autenticació d’usuaris, registre d’accessos, còpies de seguretat i què passa davant d’un incident. Una pregunta senzilla: poden donar accés només de lectura a un auditor teu?

5. Nivell de servei (SLA) i suport

Els fabricants anuncien disponibilitat, però gairebé mai diuen què passa quan no es compleix. Un SLA sense conseqüència és una intenció.

Una pregunta que ajuda a separar propostes: què passa si el sistema cau un dissabte a les deu del matí amb una campanya activa? Demana que la resposta descrigui el procediment, amb noms de rol, no només un número de telèfon.

6. Bateries i final de vida

Les etiquetes funcionen amb piles, i les xifres de durada que donen els fabricants depenen de quantes actualitzacions diàries assumeixen. La pàgina de tecnologia recull els rangs publicats; el teu plec ha de demanar xifres amb supòsits, no promeses generals.

Què demanar:

• Durada de la bateria per model, amb el nombre d’actualitzacions per dia, la temperatura i el tipus de pantalla amb què s’ha mesurat.
• Tipus de pila i si el personal la pot substituir o cal canviar l’etiqueta sencera. El Reglament (UE) 2023/1542 regula el disseny i la gestió de residus de piles, inclosa la substituïbilitat de les piles portàtils amb les seves excepcions (EUR-Lex); demana al proveïdor que declari com ho aplica a cada model, sense donar per fet que li sigui aplicable.
• Avís. Si la plataforma mostra el nivell de bateria i avisa amb antelació, i amb quin marge.
• Garantia. Durada de la garantia de l’etiqueta i si cobreix la bateria; què es considera ús normal.
• Substitució. Qui canvia les etiquetes o les piles esgotades, amb quin termini i a càrrec de qui després de la garantia.
• Retirada i reciclatge. Qui recull el material usat, amb quin justificant documental, i si el cost està inclòs.
• Vida útil de la plataforma. Fins quan es compromet el proveïdor a mantenir compatibilitat amb els models que compres. Una etiqueta que dura deu anys no serveix si el programari deixa d’admetre-la als cinc.

Per comparar amb el lloguer, un renting amb substitució inclosa canvia aquest apartat sencer; els dos esquemes s’expliquen a renting o compra.

7. Desglossament de preu

Demana l’oferta en una estructura fixa, i rebutja les ofertes amb una sola xifra. Si cada proveïdor agrupa de manera diferent, no podràs saber on són les diferències.

Demana també un escenari de cinc i de deu anys amb la mateixa estructura, i els supòsits d’actualització de preus (clàusules de revisió) per escrit. Amb aquests números pots alimentar la calculadora de cost total, que compara compra i lloguer amb els teus propis supòsits. Un matís que convé deixar clar al plec: els preus del document són per avaluar; el contracte ha de recollir els definitius.

Per saber quins rangs són raonables, la comparativa de fabricants descriu qui és qui al mercat, tot i que no substitueix les ofertes. Els preus que circulen per la xarxa no són una referència vinculant.

8. Referències

Una referència només val si la pots trucar. L’apartat ha d’obligar que siguin comprovables i rellevants per al teu cas.

Què demanar:

• Entre tres i cinc clients amb un perfil semblant al teu (sector, mida, sistema de preus), amb un contacte que accepti parlar.
• Data d’instal·lació i nombre de botigues i etiquetes a cada una; demana diferenciar pilot de desplegament.
• Quina integració fan servir i qui la va desenvolupar.
• Una referència que hagi tingut problemes i com es van resoldre; qui no en tingui cap probablement no t’ho està explicant tot.
• Permís per visitar una botiga instal·lada, si el client ho accepta.

Preguntes per a la trucada amb la referència: quant va tardar a estabilitzar-se, què no era a l’oferta i va aparèixer després, com funciona el suport a la pràctica i si tornarien a comprar. Anota les respostes amb el mateix guió per a totes.

Avaluació: com puntuar les respostes

Defineix els pesos abans de rebre ofertes. Un repartiment de partida, que has d’adaptar:

Són pesos d’exemple, no una recomanació de la web. Una botiga amb fred intens pujarà la ràdio; una cadena amb ERP propi, la integració. L’important és que existeixin abans d’obrir els sobres. Per als proveïdors finalistes, el pas següent és el pilot, amb criteris d’èxit escrits, abans de signar el desplegament.

Què ha de revisar un assessor jurídic

La plantilla ordena la informació tècnica i comercial; no és un contracte. Abans de signar, revisa amb un jurista: la clàusula de propietat i tractament de dades, la responsabilitat per errors de preu, les condicions de sortida i els terminis de pagament. Si compres amb fons públics o subvencions, apliquen regles de contractació pròpies que aquesta plantilla no cobreix.