Ausschreibungsvorlage (RFP) für elektronische Preisschilder

Eine Ausschreibung (RFP, englisch request for proposal) für elektronische Preisschilder ist das Dokument, das Sie allen Anbietern übergeben, damit sie dieselben Fragen im selben Format und für denselben Leistungsumfang beantworten. Diese Vorlage gliedert sie in acht Abschnitte: Anforderungen, Funk, Anbindung, Daten, Service-Level, Batterien und Lebensende, Preisaufschlüsselung und Referenzen.

Nutzen Sie sie, bevor Sie Angebote einholen. Liegen schon Angebote vor, hilft sie trotzdem zu erkennen, was in jedem fehlt. Alles unten können Sie in Ihr eigenes Dokument übernehmen. Die Vorlage enthält keine Anforderungen eines bestimmten Herstellers; diese Website wird von Keonex (einem Unternehmen, das elektronische Preisschilder verkauft und installiert) herausgegeben und hat sie nicht so gestaltet, dass sie zu dessen Produkt passt.

So nutzen Sie die Vorlage, ohne dass sie zur Pflichtübung wird

Eine Ausschreibung lohnt sich nur, wenn sie ändert, was Sie als Antwort bekommen. Drei Gedanken vorab.

Beschreiben Sie Ihre Lage, nicht Ihre Lösung. „Wir brauchen 2,9-Zoll-Etiketten“ ist eine Lösung. „Wir haben 40 000 Artikel, Tiefkühlbereiche mit −20 °C und ein Kassensystem ohne API“ ist eine Lage und lässt den Anbieter zeigen, dass er sie lösen kann. Wenn Ihnen das Erste bequemer erscheint, fehlt wahrscheinlich noch die Bedarfsanalyse aus dem Einführungsleitfaden.

Fragen Sie nach Prüfbarem. Begriffe wie „robust“ oder „skalierbar“ lassen sich nicht bewerten. „Nennen Sie die maximale Zahl der Etiketten je Gateway laut Datenblatt und legen Sie das Dokument bei“ schon.

Verlangen Sie dasselbe Format. Jeder Abschnitt unten endet mit einer Antwortvorgabe: Tabelle, Ja/Nein mit Anlage, Zahl mit Einheit. Bei Freitext wird der Vergleich zur Archäologie.

Die Zahlen im Preisabschnitt sollten aus Ihrer eigenen Vorabrechnung stammen; haben Sie keine, beginnen Sie mit dem Gesamtkostenrechner. Die übrigen Werkzeuge finden Sie im Werkzeugverzeichnis.

Allgemeiner Aufbau des Dokuments

Vor den acht fachlichen Abschnitten braucht die Ausschreibung ein knappes organisatorisches Deckblatt:

Eine praktische Regel: Führen Sie eine Fragerunde mit geteilten Antworten durch. Stellt ein Anbieter eine Frage und nur er erhält die Antwort, haben Sie am Ende Angebote auf unterschiedliche Unterlagen.

1. Anforderungen an die Lösung

Hier legen Sie fest, was das System leisten muss, nicht wie. Trennen Sie Muss- von Kann-Anforderungen; vermischt erfüllt jeder „fast alles“.

Was Sie selbst liefern: geschätzte Etikettenzahl je Filiale und Regalart, die Größenverteilung, falls bekannt, Umgebungsbedingungen (Mindesttemperatur im Kühlbereich, Feuchte, direktes Licht), ob es Waren mit variablem Gewicht oder Grundpreisangabe gibt, und welche Sprachen und Schriften auf dem Display erscheinen müssen.

Was Sie vom Anbieter verlangen:

Die tatsächlichen Spannen bei Größen, Farben und Displaytypen beschreibt die Technikseite; damit erkennen Sie auffällige Antworten. Und wenn Sie bei Aktionen den bisherigen Preis anzeigen wollen, nehmen Sie eine ausdrückliche Anforderung auf: Die Plattform muss die Preishistorie vorhalten, die zum Nachweis nötig ist. Hintergrund ist in Deutschland § 11 der Preisangabenverordnung (PAngV), der bei der Bewerbung einer Preisermäßigung die Angabe des niedrigsten Gesamtpreises der letzten 30 Tage verlangt, mit Ausnahmen etwa für leicht verderbliche Waren (Gesetze im Internet). Er setzt die Richtlinie (EU) 2019/2161 um (EUR-Lex). Ob die Ausnahmen für Ihr Sortiment gelten, klären Sie mit Ihrer Rechtsabteilung; die Plattform sollte beides unterstützen.

2. Funk und Abdeckung

Hier kostet eine schwache Ausschreibung am meisten, denn der Funk ist der am wenigsten sichtbare Teil und nach der Installation am schwersten zu korrigieren. Die allgemeine Übersicht zum Markt beschreibt ihn als Abwägung zwischen Reichweite, Geschwindigkeit, Batterielaufzeit und Zuverlässigkeit; Ihre Ausschreibung sollte jedes Angebot zwingen zu sagen, wo es steht.

Was Sie abfragen:

• Technik und Band. Funkprotokoll, Frequenzband und ob standardisiert oder proprietär. Dass es ein Bluetooth-Profil für elektronische Regaletiketten gibt, veröffentlicht von der Bluetooth SIG, heißt nicht, dass die Geräte verschiedener Hersteller miteinander arbeiten: Lassen Sie es sich schriftlich bestätigen.
• Funkausleuchtung. Wer sie durchführt, nach welcher Methode (Begehung vor Ort, Grundrisse, Messungen) und was geliefert wird: Gateway-Plan, Sicherheitsreserve, kritische Bereiche.
• Zahl und Position der Gateways. Vorgeschlagene Menge je Filiale, Stromversorgung (PoE oder Netzteil), nötige Verkabelung und wer sie installiert.
• Kapazität. Maximale Etikettenzahl je Gateway und Dauer einer Massenaktualisierung, mit der Ausgangsannahme (zum Beispiel, wie viele Etiketten gleichzeitig wechseln).
• Koexistenz. Verhalten neben WLAN, Bluetooth anderer Geräte sowie Kältetechnik und Metallaufstellern in Ihrer Filiale.
• Abdeckungsgarantie. Schriftliche Zusage, dass der Anbieter ohne Mehrkosten Gateways ergänzt, wenn nach der Installation Etiketten außerhalb der Abdeckung liegen.

Will sich ein Anbieter nicht zur Abdeckung verpflichten, bevor er die Filiale gesehen hat, ist das eine vernünftige Antwort; ein verbindlicher Festpreis ohne diesen Besuch ist es nicht. Das Pilotprojekt gibt es zum Teil dafür, in Ihrer Filiale zu bestätigen, was die Ausleuchtung vorhergesagt hat.

3. Anbindung an Ihre Systeme

Das Etikett zeigt, was das System ihm sendet; das eigentliche Problem ist, wie diese Daten aus Ihrem ERP- oder Kassensystem dorthin gelangen. Diesen Abschnitt füllen Sie mit Ihrer IT aus, nicht mit dem Einkauf.

Beschreiben Sie Ihre Umgebung, bevor Sie fragen: ERP und Kasse samt Versionen, wo der Stammpreis heute liegt, wie oft er sich ändert, ob es Preise je Filiale oder Region gibt und ob das System eine API, Dateien, eine Datenbank oder nichts davon anbietet.

Was Sie abfragen:

Verlangen Sie Anbindungsreferenzen mit Ihrem konkreten System, nicht mit „ähnlichen Systemen“. Und fragen Sie, was bei einem Update Ihres ERP passiert: Bedeutet jeder Versionswechsel ein kostenpflichtiges Projekt, gehört dieser Posten ins Angebot. Leitlinie für Ihr Team ist die Übereinstimmung von Regal und Kasse, behandelt unter Kassenpreis weicht vom Regalpreis ab.

4. Datenhoheit und Portabilität

Dieser Abschnitt wird gern ans Ende der Verhandlung geschoben, und er wiegt am schwersten, wenn Sie den Anbieter wechseln wollen. Die Etikettenplattform sammelt Ihren Artikelstamm, Ihre Vorlagen, die Zuordnungen von Etikett und Artikel und die Änderungshistorie. Wem das gehört und wie Sie es mitnehmen, muss schriftlich feststehen.

Was Sie abfragen:

• Eigentum. Die Ausschreibung soll festhalten, dass die Daten Ihnen gehören und der Anbieter sie nur zur Leistungserbringung verarbeitet.
• Standort und Verarbeitung. Wo sie gehostet werden (Land oder Region), welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind und mit welchen Garantien. Enthält die Plattform personenbezogene Daten (etwa Systembenutzer), sollte Ihre Rechtsabteilung den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO prüfen.
• Export. Offenes, vollständiges Format, einschließlich Vorlagen und Zuordnungen, nicht nur der Preisstamm. Fragen Sie, ob es eine Plattformfunktion oder eine Leistung auf Anfrage ist, und was sie kostet.
• Ausstieg. Frist für die Herausgabe der Daten bei Vertragsende, Frist für die anschließende Löschung und schriftliche Bestätigung.
• Anbieterwechsel. Ist die Plattform ein Cloud-Dienst, können die Wechselregeln der europäischen Datenverordnung (Verordnung (EU) 2023/2854, EUR-Lex) greifen, die laut einer Zusammenfassung bei Wikipedia seit dem 12. September 2025 gilt und die Abschaffung der Wechselentgelte zum 12. Januar 2027 vorsieht. Ob sie Ihren Vertrag betrifft, beurteilt Ihre Rechtsberatung; die Ausschreibung muss nur verlangen, dass der Anbieter seine Position erklärt.
• Sicherheit. Benutzerauthentifizierung, Zugriffsprotokolle, Datensicherung und Vorgehen bei Vorfällen. Eine einfache Frage: Können Sie einem Ihrer Prüfer einen reinen Lesezugriff geben?

5. Service-Level (SLA) und Support

Hersteller werben mit Verfügbarkeit, sagen aber fast nie, was bei Verfehlung geschieht. Ein SLA ohne Folgen ist eine Absichtserklärung.

Eine Frage, die Angebote trennt: Was passiert, wenn das System samstags um zehn Uhr bei laufender Aktion ausfällt? Verlangen Sie, dass die Antwort das Verfahren mit Rollenbezeichnungen beschreibt, nicht nur eine Telefonnummer.

6. Batterien und Lebensende

Die Etiketten laufen mit Batterien, und die Laufzeiten der Hersteller hängen davon ab, wie viele tägliche Aktualisierungen sie unterstellen. Die Technikseite fasst die veröffentlichten Spannen zusammen; Ihre Ausschreibung sollte Zahlen mit Annahmen verlangen, keine pauschalen Versprechen.

Was Sie abfragen:

• Batterielaufzeit je Modell, mit Aktualisierungen pro Tag, Temperatur und Displaytyp der Messung.
• Batterietyp und ob das Personal sie tauschen kann oder das ganze Etikett ersetzt werden muss. Die Verordnung (EU) 2023/1542 regelt Gestaltung und Abfallbewirtschaftung von Batterien, einschließlich der Austauschbarkeit tragbarer Batterien mit Ausnahmen (EUR-Lex); lassen Sie den Anbieter erklären, wie er das je Modell anwendet, ohne vorauszusetzen, dass sie gilt.
• Warnung. Ob die Plattform den Batteriestand anzeigt und rechtzeitig warnt, und mit welchem Vorlauf.
• Gewährleistung und Garantie. Dauer für das Etikett, ob die Batterie eingeschlossen ist und was als normale Nutzung gilt.
• Austausch. Wer erschöpfte Etiketten oder Batterien tauscht, in welcher Frist und auf wessen Kosten nach der Garantiezeit.
• Rücknahme und Recycling. Wer Altgeräte abholt, mit welchem Nachweis und ob die Kosten enthalten sind.
• Lebensdauer der Plattform. Bis wann der Anbieter die Kompatibilität mit den gekauften Modellen zusagt. Ein Etikett, das zehn Jahre hält, nützt nichts, wenn die Software es nach fünf nicht mehr unterstützt.

Für den Vergleich mit Miete verändert ein Mietmodell mit inbegriffenem Austausch diesen ganzen Abschnitt; beide Modelle erklärt Miete oder Kauf.

7. Preisaufschlüsselung

Verlangen Sie das Angebot in fester Struktur und weisen Sie Angebote mit einer einzigen Summe zurück. Gruppiert jeder Anbieter anders, erkennen Sie nicht, wo die Unterschiede liegen.

Verlangen Sie außerdem ein Fünf- und ein Zehn-Jahres-Szenario in derselben Struktur sowie die Annahmen zur Preisanpassung (Preisgleitklauseln) schriftlich. Mit diesen Zahlen füttern Sie den Gesamtkostenrechner, der Kauf und Miete mit Ihren eigenen Annahmen vergleicht. Ein Hinweis, der in die Ausschreibung gehört: Die Preise im Dokument dienen der Bewertung; der Vertrag muss die endgültigen enthalten.

Welche Spannen angemessen sind, zeigt der Herstellervergleich, der beschreibt, wer im Markt wer ist; Angebote ersetzt er nicht. Im Netz kursierende Preise sind keine verbindliche Referenz.

8. Referenzen

Eine Referenz ist nur etwas wert, wenn Sie anrufen können. Der Abschnitt muss erzwingen, dass sie überprüfbar und für Ihren Fall relevant sind.

Was Sie abfragen:

• Drei bis fünf Kunden mit ähnlichem Profil (Branche, Größe, Preissystem) und einer Ansprechperson, die zum Gespräch bereit ist.
• Installationsdatum sowie Zahl der Filialen und Etiketten je Referenz; verlangen Sie die Trennung von Pilot und Rollout.
• Welche Anbindung genutzt wird und wer sie entwickelt hat.
• Eine Referenz, bei der es Probleme gab, und wie sie gelöst wurden; wer keine hat, erzählt wohl nicht alles.
• Erlaubnis, eine installierte Filiale zu besuchen, sofern der Kunde zustimmt.

Fragen für das Referenzgespräch: Wie lange dauerte die Stabilisierung, was stand nicht im Angebot und tauchte später auf, wie funktioniert der Support in der Praxis und würde man wieder kaufen. Halten Sie die Antworten nach demselben Leitfaden fest.

Bewertung: So punkten Sie die Antworten

Legen Sie die Gewichte fest, bevor Angebote eintreffen. Eine Ausgangsverteilung, die Sie anpassen sollten:

Das sind Beispielgewichte, keine Empfehlung dieser Website. Eine Filiale mit viel Kühlung gewichtet den Funk höher, ein Konzern mit eigenem ERP die Anbindung. Wichtig ist, dass sie vor dem Öffnen der Angebote feststehen. Für die Finalisten ist der nächste Schritt der Pilot mit schriftlichen Erfolgskriterien, bevor Sie den Rollout unterschreiben.

Was eine juristische Beratung prüfen sollte

Die Vorlage ordnet technische und kaufmännische Informationen; sie ist kein Vertrag. Lassen Sie vor der Unterschrift prüfen: Klausel zu Eigentum und Verarbeitung der Daten, Haftung für Preisfehler, Ausstiegsbedingungen und Zahlungsfristen. Beschaffen Sie mit öffentlichen Mitteln oder Fördergeldern, gelten eigene Vergaberegeln, die diese Vorlage nicht abdeckt.